مزايا التحول الرقمي لمكاتب وشركات المحاماة
المحامي والرقمنة :
المحامي والرقمنة : يعد التحول الرقمي الان هو هدف تسعى اليه شركات ومكاتب المحاماة لأجل التخلص من البيروقراطية والروتين ولأجل السعي الى سرعة انجاز واتمام أعمال المحاماة الكترونياً وبدون الحاجة الى الملفات الورقية وبالتالي توفر تلك الشركات العمل اليدوي الشاق من خلال الاعتماد على التكنولوجيا في الأرشفة والكتابة وتوفير الوقت والجهد ولهذا فإنه يوجد العديد من المزايا للتحول الرقمي لمكاتب وشركات المحاماة وسنوضحه في هذا المقال.
أهمية منصات وبرامج المحاماة: –
-
استخدام نظام إدارة المستندات القانونية:
نظام إدارة المستندات هو برنامج يتيح لك تخزين المستندات وإدارتها ومشاركتها إلكترونيا يمكن أن يشمل ذلك ملفات العميل ومستندات القضايا والعقود والفواتير.
-
إدارة المهام:
تساعد منصات وبرامج المحاماة في إدارة المهام من خلال تقسيمها طبقاً لجدول محدد وثم تذكير المحامي به وتنبيه على مهمة كل يوم وبالتالي يساعده على التركيز على عمل او مهمة محددة بدون التشتت في اعمال آخرى .
-
استخدام نظام إدارة القضايا إلكترونيا:
لمتابعة جميع موكليك وقضاياهم يسهل ذلك نظام إدارة القضايا القانونية عليك تخزين جميع مستنداتك إلكترونيا والوصول إليها من أي مكان كما يساعدك في استخدام التوقيعات الإلكترونية لجميع العقود والاتفاقيات الخاصة بك ويسهل التواصل بينك وبين موكليك بحيث يتم حفظ جميع جهات الاتصال تلقائيًا.
4. تدريب فريق العمل:
سيساعد التحول الرقمي على المساعدة في تدريب ومساعدة المحاميين الجدد وسيجعلهم على تواصل ببعضهم وسيساعد على تكوين فريق عمل جيد.
5. يساعد التحول الرقمي على توفير ما يلي: –
- يوفر كل ما يلزم المحامين لإدارة القضايا والعقود والمستندات.
- يوفر اجندة قانونية الكترونية تذكر المحاميين بالأعمال القانونية المطلوبة منهم ويرسلها اول باول عند طريق البريد او عن طريق الواتس او حتى عن طريق رسائل الهاتف.
- تقديم الدعم لجميع الخدمات القانونية والمساعدة لعملائها في أي وقت.
- تخطيط وتقسيم لفريق العمل بمختلف التخصصات القانونية.
- إمكانية العمل عن بعد وسرعة الاستجابة وسرعة متابعة الأعمال.
- توفير جزء كامل مخصص للتدوين الكتابي ووضع الملاحظات.
- توفير منبه للتذكير بالمواعيد وإرسال الاشعارات لك بالموعد.
- مساعدة المكاتب القانونية ومواصلة عملياتها من خلال العمل عن بُعد.
- التعاون مع جميع أفراد فريق العمل وتنفيذهم للمهام.
- تنظيم الأعمال والمهام لجميع العاملين بالمكتب.
- يساعد في تقليل الأعمال الورقية المطلوبة للعقود الطويلة والاتفاقيات ووثائق الإرادة.
- يخفض التعامل البشرى بين الموظفين وذلك للمتابعة من خلال النظام الرقمي.
- المتابعة لكل المهام وخط سيرها وتنفيذها والوقت المستغرق لكل مهمة.
- إرسال الإشعارات لكي تعرف كل تغير تم وكل مهمة تم إنجازها.
- حفظ كامل المستندات والأوراق لجميع القضايا.
- أرشفة جميع أوراق القضايا وتفاصيلها بالرقم والتفاصيل والمحكمة التابعة لها.
- إمكانية إنشاء نسخ متعددة من جميع البيانات والمعلومات التى تم رفعها على هذه البرنامج.
- يوفر مشاركة للأوراق والمعلومات الخاصة بالقضايا مع جميع شركاء العمل.
- إنشاء البيانات وتخزينها عبر العديد من الوسائط، ويزداد حجم البيانات كلما زاد الإدخال.
- تأمين المعلومات في كل مرحلة من جمع البيانات ونسخها ونقلها.
- البحث عن مختلف الأوراق والمعلومات التي تريدها سواء تخص الموكلين أو العاملين.
- تسجيل جميع الخطوات التي يتخذها المستخدمين داخل البرنامج.
- تأمين البيانات بمجرد رفعها على البرنامج.
- إدارة الموارد البشرية وتسجيل جميع بيانات الموظفين.
- استخراج كامل التقارير لجميع القضايا وجميع أقسام المضافة داخل البرنامج بتطورها.
- إمكانية مشاركة جميع التقارير مع العاملين والمستخدمين للبرنامج وشركاء العمل.
- الحفاظ على التواصل المفتوح والمنتظم مع جميع العملاء المحاماة.
حلول قدمتها المحاماة الرقمية
لقد قامت البرامج الرقمية للمحاماة بتنظيم الشؤون الإدارية والمتابعة لجميع المكاتب والجهات القانونية بتنظيم وحل العديد من العقبات التي تواجه المحامين في إدارة المكاتب دون ترتيب ومن هذه العقبات ما يلي:
- ضياع الوقت في الإشراف الاجتماعي على العاملين والمتابعة من المكتب أو المؤسسة خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة.
- عدم القدرة على متابعة سير العمل بالكامل والتشتت بين الموظفين والقضايا المسندة إليهم.
- تزايد حجم الأعمال الورقية الموكلة للشركات والعقود والمستندات ووجود فرصة لضياع هذه الأوراق وتلفها.
- استخدام وقت كبير في فرز القضايا وتوزيع المهام بالإضافة إلى صعوبة البحث في الأوراق والحصول عليها في وقت قليل.
- صعوبة حفظ جميع تطورات وتحديثات القضايا والموكلين في الأوراق القديمة
- تعقيدات المراجعة واكتشاف التغييرات والخطوات لكل قضية أو عمل إداري داخل المكتب.
- عدم القدرة على المتابعة والتذكير بمختلف المواعيد واستخدام التدوين الكتابي باستمرار وهذا من أكثر الأمور المعقدة التي تواجه المحامين.
الخاتمة
وفي الختام في العصر الحالي هو عصر التحول الرقمي الذي تعتمده كل دول العالم والذي يحتاجه كل مكتب أو شركة محاماة وبالتالي هذا يعني إلى نظام محاماة إلكتروني موثوق برنامج محاماة يمكن المحاميين وشركات المحاماة من إدارة كافة العمليات لإدارة الأعمال المسألة ليست عبارة عن تنظيم أعمال فقط كما هو متبع في أغلب برامج المحاماة العربية بل هو نظام كامل للتواصل مع المحاميين وادارة المكاتب بالإضافة الي انها وسيلة رسمية لشركات المحاماة وتعبر عن جديتها والتسويق من خلالها يقوي الصلة والعلاقة مع الموكلين والمحاميين.